Selain dari pengakuan dan bukti, syarikat asing di mahkamah Cina perlu menyelesaikan serangkaian formaliti, yang kadang-kadang agak membebankan. Oleh itu, perlu meluangkan masa yang mencukupi untuk bersiap sedia.
I. Sijil Kelayakan Subjek: 'siapa saya' dan 'siapa yang mewakili saya'
Untuk menyertai litigasi sivil China, sijil kelayakan subjek yang perlu dikemukakan oleh syarikat asing termasuk:
1. lesen perniagaan, atau dokumen perakuan baik yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pendaftaran perusahaan;
2. dokumen yang mengesahkan status wakil undang-undang atau wakil yang diberi kuasa (contohnya peraturan perundangan syarikat, resolusi lembaga pengarah, dll.);
3. dokumen yang mengesahkan identiti ("sijil identiti") wakil sah atau wakil yang diberi kuasa, termasuk nama dan kedudukannya;
4. pasport atau dokumen pengenalan lain dari wakil sah atau wakil yang diberi kuasa.
Dokumen di atas terutama berkaitan dengan 'wakil sah' (法定 代表人) dan 'wakil yang diberi kuasa' (授权 代表人), jadi perlu menjelaskan dua konsep ini. Syarikat China atau syarikat asing semuanya memerlukan orang semula jadi, bagi pihak syarikat, untuk menandatangani dokumen litigasi dan untuk mengambil bahagian dalam proses pengadilan. Setiap syarikat China mempunyai 'perwakilan sah' yang berdaftar, yang berhak mewakili syarikat tersebut untuk berpartisipasi dalam proses pengadilan tanpa memerlukan izin tambahan.
Sekiranya syarikat asing mempunyai wakil yang sah, dia juga boleh mengambil bahagian dalam proses pengadilan bagi pihak syarikat. Untuk mengesahkan statusnya, syarikat asing pada amnya perlu mengemukakan peraturan perundangan atau dokumen lain yang serupa. Bagi syarikat asing yang tidak mempunyai perwakilan sah, diwajibkan secara khusus memberi kuasa kepada 'wakil yang diberi kuasa' untuk turut serta dalam tuntutan tersebut. Dalam hal ini, syarikat asing perlu mengemukakan resolusi lembaga berkaitan yang dibuat berdasarkan peraturan perundangannya.
Perlu diperhatikan bahawa mahkamah China juga memerlukan "sijil identiti" wakil sah atau wakil yang diberi kuasa. Sijil ini umumnya hanya mengandungi satu kalimat, seperti 'Seseorang yang memegang jawatan tertentu dalam syarikat, dia juga merupakan wakil sah / wakil sah syarikat itu'. Ini mungkin kelihatan berlebihan; namun, dokumen yang ringkas dan berulang tidak boleh dihilangkan.
Bahan di atas harus ditandatangani oleh pengarah atau setiausaha syarikat, dan lain-lain, mengikut undang-undang tempatan asing dan undang-undang syarikat. Harus diingat bahawa China menekankan kepentingan besar kepada anjing laut. Oleh itu, disarankan agar syarikat asing melekatkan meterai mereka pada semua dokumen, walaupun meterai ini hanya hiasan dan tidak berkesan secara sah di negara mereka sendiri.
II. Surat Kuasa: 'siapa peguam saya'
Untuk mengambil bahagian dalam proses pengadilan di mahkamah Cina, syarikat asing sering kali memberi mandat kepada pengacara China, dan oleh itu perlu menyerahkan surat kuasa ke pengadilan. Surat kuasa mesti ditandatangani oleh wakil sah atau wakil yang diberi kuasa seperti yang dijelaskan di atas, dan sebaiknya dicop dengan meterai syarikat.
Sekiranya syarikat tidak memberi mandat kepada peguam, maka wakil sah atau wakil yang diberi kuasa perlu ikut serta dalam proses perbicaraan secara langsung.
III. Notaris dan pengesahan: 'instrumen saya adalah sahih'
1. Apa itu notaris dan pengesahan
Sebilangan besar dokumen kelayakan subjek dan prosedur kebenaran syarikat asing dibentuk di luar wilayah China. Untuk mengesahkan kesahihan bahan-bahan ini, undang-undang China mensyaratkan bahawa kandungan dan proses pembentukan bahan tersebut disahkan oleh notaris asing tempatan (langkah "notaris"), dan kemudian disahkan oleh kedutaan atau konsulat China di negara itu untuk mengesahkan bahawa tandatangan atau meterai notari itu benar (langkah "pengesahan"). Barulah bahan dapat menjadi berkesan.
Dalam praktiknya, langkah-langkah notaris dan pengesahan biasanya seperti di bawah:
(1) "notaris" oleh notaris asing tempatan;
(2) perakuan oleh pegawai pemerintah asing bahawa identiti dan tandatangan notaris adalah sah;
(3) "pengesahan" oleh kedutaan atau konsulat China di negara itu bahawa identiti dan tandatangan pegawai pemerintah asing adalah sahih. Gambar yang dilampirkan di atas adalah contoh dokumen pengesahan Kedutaan Besar China dan Konsulat. Ia hanya memperakui bahawa "Kedua-dua meterai Jabatan Negara Amerika Syarikat, dan tandatangan penolong pegawai pengesahan CHANA TURNER dalam dokumen sebelumnya adalah sahih"; dan pihak berkuasa yang mengeluarkan instrumen tersebut harus bertanggungjawab terhadap kandungannya.
Sekiranya China telah mengadakan perjanjian dengan negara tertentu, maka proses pensijilan harus dilakukan sesuai dengan perjanjian tersebut.
2. Kandungan notaris
Seperti yang diperkenalkan sebelumnya, "pengesahan" hanya untuk mengesahkan bahawa tandatangan atau meterai notari itu benar, sementara "notaris" adalah kunci untuk mengesahkan keaslian dokumen. Menurut pengalaman kami, surat notaris sekurang-kurangnya harus menunjukkan isi berikut.
(1) Lesen perniagaan atau dokumen sijil yang mempunyai reputasi baik: (a) masa dan tempat memperoleh salinannya; dan (b) salinannya selaras dengan yang asal;
(2) Peraturan perundangan syarikat: (a) masa dan tempat mendapatkan salinannya; dan (b) salinannya selaras dengan yang asal;
(3) Ketetapan dewan pengarah: (a) masa dan tempat ketetapan itu; dan (b) tandatangan dan meterai dilakukan di bawah saksi notaris, yang sahih dan berkesan;
(4) "sijil identiti": (a) masa dan tempat untuk menandatangani sijil; dan (b) tandatangan dan meterai dilakukan di bawah saksi notaris, yang sahih dan berkesan;
(5) Pasport atau dokumen pengenalan lain: dokumen-dokumen itu sahih dan berkesan; dan
(6) Surat kuasa: (a) masa dan tempat untuk menandatangani surat kuasa; dan (b) tandatangan dan meterai dilakukan di bawah saksi notaris, yang sahih dan berkesan.
IV. Terjemahan
Semua bahan dalam bahasa asing yang diserahkan ke mahkamah Cina harus disertakan dengan terjemahan bahasa Cina (kecuali untuk kes yang dibicarakan oleh Mahkamah Perdagangan Antarabangsa China Mahkamah Agung Rakyat). Dalam praktiknya, beberapa mahkamah Cina bahkan memerlukan terjemahan itu diberikan oleh agensi terjemahan yang dilantik.
Foto oleh Jukan Tateisi (https://unsplash.com/@tateisimikito) di Unsplash
Penyumbang: Chenyang Zhang 张 辰 扬 , Yue Wu 武 悦
